鹏华基金业务加速器-WaveFax传真文档系统

( 2017年03月27日 )

【提要】目前基金生态环境正经历着大变革，基金产品的数量和规模均加速扩容，如何提高运营效率成为各基金公司共同面临的难题。基于IT与业务融合的理念，鹏华基金IT部针对业务流程中传真处理效率低下的问题，成功上线了WaveFax电子传真与文档管理系统。项目实现了通讯线路根据运营、交易、客服业务量进行了合理调配，核心生产系统TA、资金清算、估值与传真系统无缝整合对接，快速自开发运营平台对接传真系统，支持更多个性化业务场景，机构客户材料实现影像归档管理等应用，突破了基金公司一贯以来登记结算部和客户关系管理部在发传真和机构客户资料处理环节的困境，极大地提高了登记结算业务和机构客户资料处理的效率，可谓是运营业务的加速器，该项目使鹏华基金在传真与文档管理方面成为行业标杆，该模式并不神秘，值得业内借鉴。

鹏华基金是一家以信息技术为主要驱动力的基金公司，处于基金行业综合实力十大公司之列。公司在2014年-2016年间，管理资产规模由2014年的1750亿增长到目前的超4100亿元，产品数量由51只组合，到目前的190只组合，业务量增长几乎翻了4倍。基金不断地发行，渠道不停地扩展，业务团队规模扩展速度若短时间内跟不上业务增长的节奏，压力将会越来愈大。对于鹏华IT部来说，IT的效率也变得非常敏感，这个时期，IT已经成了业务的基础支持。

为了给业务的快速运行提供有效而稳定的系统环境，保障业务“及时”、“准确”、“有效”的工作常态，嗅觉敏锐的鹏华IT部洞察到传真系统作为业务处理的必要系统，对运营业务的效率以及发传真所要求的及时性有影响。提高传真系统的性能是提高业务效率，优化企业IT环境的有效手段。众所周知，传真作为资产管理运作中的风险控制的必要手段，应用于划款指令，开户资料等传送中，而针对鹏华基金现阶段的业务发展来说，传统的传真运行模式已经达到上限，不能及时有效的满足业务快速发展的需求。

据鹏华IT部项目负责人李学森介绍，年初业务部门反映了运营中划款指令及报表传送所使用的电子传真系统不好用，在业务高峰时，大量的单据不能及时发送。IT部深入了解后发现，解决传真阻塞问题并不难，顺着传真这条线索，关注到业务中的文档处理才是效率瓶颈的原因所在，这些文档涉及划款指令、成交单等多种报表，还有客户关系管理部的机构客户资料等。在业务流程中，这些文档从始至终伴随着流程直至归档。业务人员对这些文档的手工操作占时超过40%，如果能把这些文档的手工操作改为系统自动处理，这就意味了有近35%的效率提升。如此分析，提高业务流程的效率核心不是传真本身，重点是传真相关文档的处理。于是IT部重新评估了电子传真解决方案，方案不局限在传真，而且涵盖电子邮件及各种桌面文档的处理，同时具备完备的接口，能快速与多个业务系统整合。

从前期收集业务需求及同业调研，到后期的产品选型与方案确定， IT部做了大量的分析工作，使得业务需求一步步落地。

传真与文档系统的成功上线，意味着鹏华基金将能够以更简单、快捷、安全的方式，实现更多文档管理的需求，这归功于传真与文档系统具有一个灵活而敏捷的架构。系统上线初期，效果非常显著：

规划传真通道，优化传真线路

本次规划的电子传真方案采用了E1数字线路与模拟线路的混合模式，使得传真线路资源充分，满足业务高峰期的传真收发需求。另外，系统基于各业务部门业务量不一的实际情况，提供LCR线路分配功能，使得传真线路资源得到最优的分配。该方案上线后，不再出现由于线路阻塞导致传真发送失败的情况，极大地提高了与客户以及各部门间的交互效率，保障了业务及时性。

登记结算部：业务流程自动化

对于登记结算部的业务，系统提供EAI模块无缝整合TA、估值等其它业务系统，通过解析批量接收的指令报表中的关键数据，实现自动处理。继而，通过系统的工作流模块与电子签章功能完成流程审批与盖章后，根据识别的数据匹配通讯录当中的客户传真号码，进行批量的传真发送。电子传真与文档管理系统实现了登记结算部门的业务流程自动化，替代掉了传统业务流程中的人工操作、手动盖章、单份传真发送等人工操作，极大地提高了工作效率并避免了人工因素造成的错误。

客服部：文档管理合规化

对于客服部，系统的文档管理平台提供统一的文档编辑页面，文档的分割、调序、合并、注释等操作均可在该页面一站式完成。另外，用户可以按其管理需求，使用系统提供的数据表单功能，为用户资料的影像文档建立附属的数据表单。根据表单数据对影像文档进行分类归档，用户可根据关键字信息快速查找到自己所需的文档。文档管理平台实现了文档的无纸化管理，后续将通过识别技术进一步优化其中的手工录入环节。

OA系统：深度集成传真功能

新上线的电子传真与文档管理系统提供全功能SDK接口，业务系统可以通过该接口调用传真与文档管理系统当中的各项功能。对于其他部门的用户，日常工作中传真的收发较少，主要的业务操作在OA系统当中。目前已通过SDK接口完成OA系统与传真收发功能的整合，用户登录OA系统后，选择菜单中的电子传真系统选项，即可在电子传真客户端进行传真的收发与管理。此外，确认单、对账单、资产证明以及客服报表的传真发送都已应用在各业务系统当中，电子传真与文档管理系统的各功能模块深度融入到了鹏华基金的IT环境当中。

电子传真与文档管理系统实现了业务流程中大量人工操作的自动化，显著提高了业务效率。同时，其功能模块集成到原业务系统当中，在不破坏原企业IT环境的前提下，整合了企业内部的信息资源，填补了鹏华基金一个重要的业务应用空白。

鹏华基金IT部项目负责人李学森是这样总结的：“IT是业务发展背后的加速引擎，IT规划必须立足业务需求，才能真正为业务创造价值，达到驱动业务发展的效果。”随着对业务流程功能的逐步开发完善，鹏华基金的传真和凭证文档处理能力和效率将再上一新台阶。

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