如何选择传真产品来提高企业竞争力？

全球已进入通讯技术高速发展的时代，传真作为一种重要的通讯手段贯穿于企业日常业务处理当中。企业每天需要处理大批量的订单、发票或者合同，仅靠人工收发传真与管理传真文档，已经不能满足企业的业务发展需求。工作量庞大的传真收发以及复杂的传真文档处理流程，衍生了越来越多的问题。主要有以下几个方面：

合规方面：

企业的不同部门所受到的审查有所区别，但他们均需要向相关部门提供相关的业务信息。而传真机产生的纸质文档难以存储，容易导致传真件丢失，从而妨碍了相关部门对信息的审查。这影响了企业公信力和业务的发展。

安全方面：

企业一般把传真机放置在公共环境中，以便员工按时按量收发传真。这种公共环境的开放性，诱发传真件不能准确传递到收件人手中、机密文件泄露等问题，直接削弱了对传真信息安全的保障力度，违反对文档信息安全的相关要求。

过程管理方面：

传真机只是一台半自动化机器，没有固定的用户登录，不需要登录进行追踪检索，没有详细的日记登记。管理者无法监控管理传真件的状态，哪些用户正在编辑文件，哪些用户查看过文件，文件各个时期的历史版本等都不得而知。

效率方面：

使用传真机接收文件意味着传真的分发只能依赖人工操作来完成。不同人对分发标准理解不一致，容易造成业务流程出错，妨碍业务的正常发展。在人工收发传真件时，可能因为传真丢失等意外状况需要重复收发过程，从而削弱了传真效率，增加了反复投入成本。

成本问题：

无论企业规模大小，每天都需要处理大量的文件。传统的人工传真收发和文档管理都是一项成本高昂且耗费时间的工作。除了易耗材、高人力成本外，传真机在丢失传真、发送失败等状况下，会增加人员和时间的投入，导致业务延迟，增加业务成本。

适用问题：

不同行业的企业在传真处理上各具特点，所以传真的处理模式也各有差异。在制造业的采购部门中，传真应用主要表现在与供应商订单的往来。传统的传真机处理订单方式，已不能满足采购业务的发展需求；在拥有大量传真往来的金融业中，交易信息通过传真往来于各金融机构之间，仅依赖人工处理的方式，出错率高，时效性低，从而严重影响了业务的发展。

企业的发展依赖业务的运转，业务的运转依靠企业的发展，两者相辅相成，互相促进，而传真在业务运转中占据了重要的位置。诚然如以上所说的问题，无论大小，都容易诱发各种问题，小至传真文件清晰度不佳，大至影响相关部门对信息的审查。这些都是足以挑战企业生存发展的问题，影响业务的运作，增加运作的时间，降低成本效益，甚至导致企业在行业中信誉减低，削弱企业的核心竞争力。

因此，企业希望消除现有在传真业务中各种危机因素，使得业务的正常运营免受各种因素带来的不良影响，必须要为自身选择适合的传真产品。而传真服务器则有效改善传统传真系统的缺点，从而达到企业业务流程的自动化和规范化，提高业务运营效率。

合规性：

各种单据、合同、发票凭证、与客户的往来文件等许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。传真服务器可以自动记录传真件操作历史，即所有对传真件的操作（创建、编辑、审批等）都会保存在文件操作历史记录里。完整的审计记录，便于系统管理员进行监控，避免出现不符合规定的问题。

安全性：

传真服务器的管理者可通过设置用户的权限区别不同职权用户：有的用户只能查看传真件，有的用户可查看并编辑传真件，有的用户拥有传真件的所有权。私密文件还可利用专线专道进行传输，避免第三方的查看。此外，安全性能高的传真服务器依托专业数据库，即便面对海量的数据，也可避免数据溢出，保障了数据的安全。

易管理性：

传真服务器提供规范化的传真过程，支持管理员查看各个传真通道状态、传真发送状态，还支持对全公司用户管理，增减部门、用户信息等。业务文档的规范化管理，给工作带来便捷，降低了错误率，提高了工作效率。

效率化：

传真服务器可以适应千变万化的传真需求。智能分发功能避免了人工分发的不标准化。在应对海量的传真时，传真服务器利用企业级优质数据库，可避免因持续承受大任务量的压力而出现系统异常。在需要与其他业务系统集成时，具有卓越整合能力的传真服务器凸显其优势。传真服务器的稳定与强整合能力，都能提高传真效率。

投资回报：

传统的传真机无论是在资源消耗、人工费用还是维修费用上，都是一笔极大的金钱数目。而传真服务器的智能化、无纸化技术，极大减少了这些费用的消耗。同时其灵活的扩展性与强大的兼容性满足企业各种业务运营需求，并适应企业未来发展的需求，避免了替换软件硬件的高成本耗费。

适用性：

基于行业架构的差别，传真应用需求也有所不同。因此部署一套适用企业发展的传真服务器，要求必须定制好个性化的解决方案。制造业的采购部门，在应对收发海量的传真订单时，通过传真解决方案可轻松实现订单自动化；对业务效率尤为重视的金融业中，制定适合的传真解决方案可实现交易信息的智能化管理。所以根据行业特性制定出个性化的解决方案，便于企业实现差异化竞争优势，使得其在竞争中始终处于有利位置。

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